Diagrama de Afinidad

El diagrama de afinidad es un método de categorización en el que los usuarios clasifican varios conceptos en diversas categorías. Este método suele ser utilizado por un equipo para organizar una gran cantidad de datos de acuerdo con las relaciones naturales entre los mismos.
Básicamente, se trata de escribir cada concepto en una nota Post It y pegarla en una pared. Los miembros del equipo mueven y organizan las notas en grupos basándose en las relaciones y asociaciones que establecen entre los distintos conceptos.

Esquema de los cinco porqués

Es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta fase, los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas. Esto podría resultar en la falla de un equipo en identificar las causas principales más probables del problema debido a que el equipo ha fallado en buscar con suficiente profundidad. La técnica requiere que el equipo pregunte porqué en al menos cinco veces, o trabaje a través de cinco niveles de detalle. Una vez que sea difícil para el equipo responder al porqué, la causa más probable habrá sido identificada.

Listas de Verificaciòn (Check List)

Nos permite determinar con qué frecuencia ocurre un evento a lo largo de un período de tiempo determinado, recoger informaciones de eventos que están sucediendo o aquellos que ya sucedieron.

A pesar de que su finalidad es el registro de datos y no su análisis, frecuentemente indica cuál es el problema que muestra esa ocurrencia y permite observar, entre otros, los siguientes aspectos:
Número de veces que sucede una cosa.
Tiempo necesario para que alguna cosa suceda.
Costo de una determinada operación, a lo largo de un cierto período de tiempo.
Impacto de una actividad a lo largo de un período de tiempo.

SE USA PARA:

• Registrar informaciones sobre el desempeño de un proceso.
  
• Inventariar defectos en ítems o procesos.
  Construir gráficos de Pareto, de línea o de barras.
  

Para usarla se determina exactamente lo que debe ser observado, definir el período durante el cual los datos serán recolectados y posteriormente se construye un formulario simple y de fácil manejo para anotar los datos.

Una vez que se tiene el formato se hace la recolección de datos, registrando la frecuencia de cada ítem que está siendo observado y se suma la frecuencia de cada ítem y la registramos en la columna Total.

Trabajo en Equipo

El principio del trabajo en equipo es desempeñar un trabajo individual bajo un fin común. Es una actitud de servicio con el espíritu del grupo para un fin común exterior al equipo. Todos los miembros del equipo aceptan otorgar parte de su libertad e intereses individuales hacia un objetivo común, sabiendo que es la mejor forma de conseguir lo propuesto, respetando al máximo la dignidad de las personas. La riqueza y el valor añadido de esta forma de trabajo, nos viene dada por la diversidad de lo que uno es y aporta. Todas las personas en principio tienen el mismo valor. El jefe no es el único importante del equipo sino el líder, el organizador.

Una forma de afrontar activamente el persistente cambio en las empresas de hoy día, es mediante la consolidación de equipos de alto rendimiento. Trabajar en equipo es la clave, no sólo de un excelente rendimiento empresarial, sino además de un óptimo clima dentro de la empresa.

Si fuéramos lo suficientemente honestos, muchos de nosotros declararíamos lo molesto que es trabajar con los demás. Lo maravilloso que sería poder trabajar solos, sin que nos importunaran los otros, sin necesidad de convencer, sin la exigencia de ponernos en el lugar de otros, sin poner cara de "le estoy escuchando" o "que interesante lo que tú dices", sin sentir que nos examinan, escapando de interminables y repetitivas reuniones de trabajo. Sin embargo, la sociedad compleja en la que vivimos exige trabajar al lado de otros para obtener buenos resultados. El problema aparece cuando no existe la formación adecuada para trabajar con los demás. Las personas se incorporan al trabajo sin estar totalmente implantadas las herramientas existentes para la comunicación intergrupal.

Un buen paradigma del asunto es una orquesta musical. En ella, lo que realmente importa es que los intérpretes y artistas sepan tocar juntos. Las motivaciones de un grupo son equivalentes a las individuales: el deseo de seguridad, el de una coyuntura económica, prestigio y ver reconocidas las propias cualidades. El desacuerdo entre el plano individual y el cooperativo radica en que en el último lo importante es que las motivaciones se amparen en perfecta armonía psicológica con la comprensión de que el buen ejercicio del trabajo realizado en equipo avala los deseos, valores o estimulaciones íntimas de cada miembro del equipo. El factor más importante del equipo y que no debemos de desaprovechar, es la madurez de cada integrante del grupo y su trato con el resto. Hay que facilitarles la oportunidad de que cooperen con ideas, puntos de vista, y por qué no, que opinen libremente tanto en el área laboral y como extralaboral. Hay que plasmar sesiones de trabajo para suscitar esta misma madurez entre todos y estar vigilantes a lo que ahí sucede en su dinámica. Solo así podrá consolidarse su identidad.

En conclusión no creemos necesario hablar de la importancia que para las empresas tiene el contar con buenos equipos de trabajo. En casi todas las ofertas de trabajo lo piden, es casi un baremo de modernidad además la organización no la hacen las maquinas sino las personas, pero para ello se precisa de una preparación que no siempre se tiene. Poseerla es la llave maestra para conseguir ese puesto de trabajo deseado.

Kanban

Es un sistema que controla el flujo de recursos en procesos de producción a través de tarjetas, las cuales son utilizadas para indicar abastecimiento de material o producción de piezas, esta basada en la demanda y consumo del cliente, y no en la planeación de la demanda. Puede entenderse también, como un sistema de producción que determina el flujo de materiales a través de señales que indican cuando debe producirse un bien o producto y cuando debe reabastecerse de materias primas entre dos centros de trabajo que son consecutivos.


Kanban tiene como propósito comunicar: que piezas deben producirse, cuando iniciar la producción, cuando finalizar la producción, cuantas piezas es necesario producir y donde entregarlas.

Los principales objetivos son:

Incrementar la fuerza de trabajo

Minimizar el stock de inventario

Recortar tiempos muertos

Incrementar el nivel de servicio al cliente

Incrementar productividad

Reducción de desperdicios de materia prima

Reducción de desperdicio de tiempo

Reducción de Inventario en Proceso

Ejemplo de Tarjeta Kanban

Las reglas de operación que a continuación se enuncian, controlaran el flujo de materiales y producto durante el proceso de producción:

El Kanban debe moverse solo cuando el lote que él describe se haya consumido

No se permite el retiro de partes sin un Kanban (kanban de retiro)

El total de partes enviadas al proceso subsecuente debe ser exactamente el especificado por el Kanban.

Un kanban siempre debe acompañar a los productos físicos

El proceso precedente siempre debe producir sus partes en las cantidades retiradas por el proceso subsecuente.

Las partes defectuosas nunca deben ser enviadas al proceso subsecuente

El kanban debe ser procesado en todos los centros de trabajo de manera estricta en el orden en el que llega a estos.


Si se siguen las reglas de operación Kanban asegura la entrega de un buen elemento en el momento necesario, en un buen lugar y en una cantidad correcta, es una solución para muchos problemas, su implementación no es tan sencilla; no se aplica aisladamente sino acompañada de otros sistemas . Si se cree que solamente KANBAN solucionará los problemas, es seguro que Kanban no va a funcionar.

Kaizen

El Kaizen surgió en el Japón como resultado de sus imperiosas necesidades de superarse a si misma de forma tal de poder alcanzar a las potencias industriales de occidente y así ganar el sustento para una gran población que vive en un país de escaso tamaño y recursos.

El gran objetivo es haciendo uso de sistemas para lograr el óptimo en materia de calidad, costos y entrega

Calidad no sólo hace referencia a la calidad de los productos o servicios terminados, sino también a la calidad de los procesos que se relacionan con dichos productos o servicios. Costo se refiere al costo total, que incluye diseño, producción, venta y suministro de productos o servicios. Entrega significa despachar a tiempo el volumen solicitado. De tal forma cuando se cumplen las tres condiciones de calidad, costo y entrega, los clientes están plenamente satisfechos.


Se necesita la puesta en marcha de seis sistemas fundamentales:

Control de calidad total

Un sistema de producción justo a tiempo

Mantenimiento productivo total

Despliegue de políticas

Un sistema de sugerencias

Actividades de grupos pequeños

La extensa lista de empresas japonesas que han invadido con productos de alta calidad los mercados mundiales nos muestra la importancia industrial de Japón, que ha podido aplicar una serie de herramientas, conceptos y métodos , logrando no ser un producto de la casualidad, sino de la causalidad, producto ésta última de una férrea disciplina y de profundos enfoques estratégicos, en los cuales la educación – capacitación, la mejora continua en los procesos y la administración participativa constituyen ejes primordiales.

Debemos de adoptar, readaptar o reinventar procesos y estrategias que hagan posible dentro de nuestros respectivos marcos o entornos culturales, sociales y políticos avanzar hacia una mayor competitividad mediante el mejor uso de nuestros recursos.

Las 5 S´s

Las 5 S's es un programa desarrollado por una empresa del Sector Automotriz de Japón, para conseguir con un enfoque sistemático, mejoras duraderas en el nivel de organización, orden y limpieza, aplicable a todo tipo de empresas, áreas, almacenes, gestión de stocks, puesto de trabajo, archivos, entre otras. A partir de que esta empresa cambió el paradigma del ambiente y medio de trabajo, son muchas las empresas que siguiendo este enfoque de las 5 S's, y del cual experimentan una mejora drástica en su organización, orden y limpieza.

Se le llama las 5 S's por que son las iniciales de sus nombres en japonés:

Seiri: (Seleccionar) entre elementos necesarios e innecesarios en el área y descargar estos últimos.

Seiton: (Organizar) en forma ordenada todos los elementos que quedan después del seiri.

Seiso: (Limpiar) o mantener limpias las máquinas, escritorios, etc., y los ambientes de trabajo.

Seiketsu: (Estandarizar) extender hacia uno mismo el concepto de limpieza y practicar continuamente los tres pasos anteriores.

Shitsuke: (Seguimiento) construir autodisciplina y formar el hábito de comprometerse en las 5 S's mediante el establecimiento de estándares

Esta técnica se utiliza para establecer y mantener un ambiente de calidad en una organización. Para implementar estos 5 principios, es necesario planear siempre considerando a la gente, desarrollar las acciones pertinentes, checar paso a paso las actividades comprendidas y comprometerse con el mejoramiento continuo.

Six Sigma

Six Sigma es una metodología de mejora continua que se enfoca en la reducción de defectos en todo tipo de procesos, para de esa forma reducir costos de mala calidad e incrementar la satisfacción de los clientes. El propósito de Six Sigma es reducir la variación de los procesos para que estos no generen más allá de 3.4 defectos por millón. Reducir los defectos de su nivel actual a un nivel Six Sigma puede generar ahorros para la organización de hasta el 40% de sus ingresos.
Six Sigma ha logrado que estos resultados se transformen en beneficios económicos para las empresas.

Six Sigma implica a toda persona de la organización en un enfoque a tiempo completo, dando un paso al frente en sus operaciones al llevarlas a un nivel máximo de calidad.
Un acercamiento altamente disciplinado que puede ayudar a las compañías a centrarse en desarrollar y entregar productos casi perfectos.

El origen japonés de Six Sigma se puede observar por el sistema de cinturones que utiliza. Si usted es nuevo en el Six Sigma estará en un ewntrenamiento básico , por tanto, usted consigue un cinturon verde. Cualquier perdona que tien la responsabilidad de conducir un equipo Six Sigma usa un cinturón negro. Finalmente hay un grupo especial de élite llamado Maestros de cinturón negro que supervisan a los cinturones negros.

Justo a Tiempo

Se refiere a la reducción o eliminación de todo lo que implique desperdicio en las actividades de fabricación, distribución y compras dentro de una empresa, podar implacablemente las pérdidas.

Cuando este programa se interna en las empresas, el despilfarro de las fábricas se elimina sistemáticamente.Se debe eliminar todo aquello que no añada valor al producto, eliminar la necesidad de una fase de inspección independiente, poniendo el énfasis en dos imperativos:

Haciéndolo bien a la primera. Dado que conseguir productos de alta calidad normalmente no resulta más caro que fabricar productos de baja calidad, ¿por qué no fabricarlos de alta calidad? Todo lo que se necesita es un esfuerzo concentrado para depurar las tendencias que propician la aparición de defectos.

Conseguir que el operario asuma la responsabilidad de controlar el proceso y llevar a cabo las medidas correctoras que sean necesarias, proporcionándole unas pautas que debe intentar alcanzar.

Eliminar despilfarros implica mucho más que un solo esfuerzo y ya. Requiere una lucha continua para aumentar gradualmente la eficiencia de la organización y exige la colaboración de una gran parte de la plantilla de la empresa. Si se quiere eliminar las pérdidas con eficacia, el programa debe implicar una participación total de la mayor parte de los empleados. Ello significa que hay que cambiar el enfoque tradicional de decirle a cada empleado exactamente lo que debe hacer, y pasar a la filosofía JIT en la cual se pone un especial énfasis en la necesidad de respetar a los trabajadores e incluir sus aportaciones cuando se formulen planes y se hagan funcionar las instalaciones. Sólo de esta forma podremos utilizar plenamente las experiencias y pericias de los empleados.

Obviamente este sistema requiere disciplina y previo a la disciplina se requiere un cambio de mentalidad, que se puede lograr através de la implantación de una cultura orientada a la calidad, que imprima el sello del mejoramiento continuo así como de flexibilidad a los diversos cambios, que van desde el compromiso con los con los objetivos de la empresa hasta la inversión en equipo, maquinaria, capacitaciones, etc.

Concluyendo recordemos que no constituye ya una ventaja competitiva, sino una necesidad imperiosa para poder participar en el juego del mercado. En un mundo donde cada día hay menos espacio para el error, el just-in-time tiene la capacidad de mostrarnos los mismos, como así también capacitarnos y dotándonos de las herramientas e instrumentos necesarios para prevenirlos y superarlos.

Circulos de Calidad

Un Círculo de Calidad es un pequeño grupo de personas que se reúne voluntariamente y en forma periódica, para detectar, analizar y buscar soluciones a los problemas que se suscitan en su área de trabajo.

Esta técnica como otras fue introducía en los años setenta siendo Kaoru Ishikawa uno de los primeros en utilizarla.

La ventaja de este método se debe a que los propios trabajadores compartan con la administración la responsabilidad de definir y resolver problemas de coordinación, productividad y por supuesto de calidad.

En la operación de los Círculos de Calidad se distinguen dos etapas:

Primera Etapa.- Se ubica en el nivel de los empleados, quienes identifican un problema, lo analizan y presentan una solución a la gerencia mediante un planteamiento viable, estructurado y documentado.

Segunda Etapa.- Se realiza a nivel gerencial, al ser éstos quienes escuchen las propuestas emanadas de los Círculos de Calidad, las evalúan y deciden por lo general después de dos o tres reuniones- si puede ser puesta en práctica o no. Si la decisión es favorable, elaboran un plan para ejecutar la propuesta y lo ponen en marcha con la mayor brevedad posible.


Los logros de los Círculos de Calidad deben publicarse en los boletines de la empresa o institución o fijarse en los tableros, de tal manera que los participantes reciban reconocimiento por sus esfuerzos, tanto de la dirección o gerencia donde laboran como de sus compañeros de trabajo, y a la vez conozcan los avances e impacto de las propuestas desarrolladas.

Calidad Total

El concepto de calidad total nos refiere a una optimización en todas las áreas en cuanto a calidad se refiere y dar una continuidad y mejoramiento en cada uno de los procesos que maneje la empresa.

La satisfacción del cliente es el determinante de el aumento en la calidad de un producto o servicio. Este concepto define a dos tipos de clientes los internos y los externos.

Se consideran clientes internos a los departamentos de la empresa que solicitan un producto o servicio a otro departamento de la misma

El cliente externo es quien compra los productos o servicios a la empresa, sin necesariamente tener otra relación con esta.

Se debe reunir los requisitos convenidos con el cliente y superarlos, ahora y en el futuro, debemos partir por ser exactos con los requisitos o especificaciones. Con esta concepción de Calidad Total se supera la imprecisión del pasado, no solo tiende a ser exacta sino además medible. Otro cambio que se obtiene como resultado de esta concepción es la palabra Cliente. Los clientes ya no son sólo los usuarios últimos de los bienes y servicios que vendemos, ahora el termino se amplia para incluir la idea de Cliente Interno, las personas de la organización a quienes pasamos nuestro trabajo. Con este concepto obviamente todo el mundo en la organización se convierte en cliente de alguien; es mas adquiere un carácter dual de ser Cliente y Proveedor a la vez. Tal vez para entender mejor el concepto de Calidad Total conviene expresar que el objetivo de toda organización, grupo de trabajo, area o puesto de trabajo o inclusive el individuo, es generar un producto o servicio que va a recibir otra organización, otra area u otro individuo, a quien denominamos, también llamado Usuario o Consumidor.

En resumen la calidad total es un proceso en el cual se suman esfuerzos para alcanzar una meta establecida y superarla de forma relevante y mejorar el producto o servicio.